E-posta gönderirken dikkat edilmesi gereken hususlar üzerine örnek cümleler:
1. Kibar ve resmi bir dil kullanın:
– “Sizinle iletişime geçtiğim için memnuniyet duyuyorum, talebinizi en kısa sürede yanıtlayacağım.”
2. Konu satırını açık ve anlaşılır yazın:
– “3 Mayıs 2023 Tarihli Toplantı Notları”
3. Alıcıyı doğru şekilde selamlayın:
– “Sayın Ahmet Bey,”
– “Değerli Müşterimiz,”
4. Mesajın amacını açıkça belirtin:
– “Bu e-postayı, önümüzdeki hafta yapılacak olan projenin durumu hakkında sizi bilgilendirmek için gönderiyorum.”
5. E-postaya eklenecek dosyalara atıfta bulunun:
– “İlgili dökümanı e-postama ekledim, incelemenizi rica ederim.”
6. Mesajınızı kibar bir şekilde sonlandırın:
– “Yardımcı olabileceğim başka bir konu varsa, lütfen çekinmeden iletişime geçin.”
7. İletişim bilgilerinizi ekleyin:
– “En iyi dileklerimle, Ahmet Kural – Proje Yöneticisi, XYZ Şirketi, Telefon: 0212 123 45 67”
8. Okunabilirlik ve anlaşılabilirlik açısından kısa paragraflar kullanın:
– “Projemizin son durumu hakkında birkaç güncelleme yapmak istiyorum. İlk olarak, tasarım aşaması tamamlandı…”
9. E-postaya yanıt beklentinizi belirtin:
– “Bu konuda fikirlerinizi almak benim için çok değerli olacak. Lütfen müsait olduğunuz bir zamanda görüşlerinizi paylaşın.”
10. Alıcının bilgisine sunulan bilgileri özetleyin:
– “Özetlemek gerekirse, önümüzdeki hafta gerçekleşecek toplantımızda, sunum yapacak olan kişi siz olacaksınız.”